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部门设置、分工及岗位职责

时间:2014-10-14 21:50点击: 收藏本文


 

职责分工

办公地点

电话

行政技术部

1、贯彻、落实国家档案工作法规和方针政策,制定全校档案事业发展规划、计划;统一协调全校档案工作;开展档案统计工作;

2、负责馆内行政事务,接待来访,对外联系;负责业务经费开支及固定资产管理;

3、组织参加各种档案工作交流、协作与学术研究活动;

4、推进学校档案信息化建设,不断完善电子文件信息的接收及归档管理,开展库存纸质档案的数字化工作;

5、负责馆内局域网服务器、工作站以及档案管理专业软件的技术维护工作。

档案馆C608室

020-39310475

收集指导部

1、根据上级有关档案工作的法律、法规,结合学校实际,制定学校档案工作的规章制度和管理办法;

2、对学校党政管理职能部门、学院、研究院(所、室、中心)、直属单位的立卷归档工作进行业务指导与工作监督;

3、与文件材料形成部门的兼职档案员保持经常联系,了解各部门文件收集、保管情况,负责文件材料的收集、鉴定、分类;

4、主持对兼职档案员的培训工作;

5、开展档案宣传教育,增强全校师生员工档案意识。

档案馆C610

020-39310470

管理利用部

1、负责学校教学、科研、基建、设备、财会等各门类档案的日常管理,做好档案的安全防范工作,确保档案的完整与安全;

2、负责档案库房的日常管理;改善档案保管条件,延长库存档案的使用寿命,对已损坏的档案进行修复、复制;

3、负责对保管期限已满的档案进行重新鉴定,提出存毁处理的初步意见;

4、构建目录、索引、指南等多种形式的功能互补的检索工具体系,满足用户多角度利用需求,提高检索效率;

5、挖掘馆藏档案内容,开发档案信息资源,做好档案编研工作,提高档案服务水平;开展多种形式的档案提供利用工作。

档案馆C612

020-39310658

石牌校区

档案室

1、负责学校党群、行政、外事等门类档案管理和业务指导、督促、检查工作;

2、负责学校涉密档案的管理;

3、负责石牌校区库存档案的日常管理和提供利用工作;

4、负责档案馆与校部机关、工会等的联络工作。

石牌校区行政楼402

020-85211049

 

 

 

负责人岗位职责

1、负责宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策及档案法规,不断推进学校档案事业的发展;

2、负责制订学校档案事业建设与发展规划、年度工作计划;

3、建立与健全档案馆各项规章制度,不断完善有关档案管理工作职责;

4、负责协调全馆的各项工作,明确馆内各科室工作职责,充分发挥各科室人员的积极性和创造性,在工作中,对本单位职工给予关心和帮助;

5、加强队伍建设,有计划地组织并安排全校专(兼)职档案人员的业务培训,加强专职队伍和网络队伍建设,不断提高档案工作的管理水平;

6、重视全馆档案业务水平的提高,积极开展学术研究和对外业务交流活动,扩大省内外兄弟院校档案业务交流;

7、负责组织对全校各单位档案工作进行监督指导并检查执行情况;

8、积极开展档案编研工作,为校领导当好参谋和助手;

9、负责学校档案馆的安全和保密工作,确保档案材料安全完整;

10、完成上级档案管理部门和学校领导交办的各项工作任务。

 

工作人员岗位职责

1、宣传、贯彻执行《档案法》,热爱档案事业,钻研业务,不断提高思想和业务水平;

2、积极对全校归档情况进行检查、监督和指导。认真做好档案的接收、分类、整理、编目、保管、利用、统计等工作。编制多种检索工具和专题汇编,更好的为学校和社会提供服务;

3、热爱档案工作,爱护档案、保护档案,定期对档案进行清理、核对,如有破损或字迹褪变的,应及时修复或复制,发现虫害及时报告并妥善处理,确保档案安全;

4、做好档案的鉴定工作,确保档案质量,优化馆藏。对保管期限已满档案进行鉴定,对销毁的档案,必须按照有关规定和程序进行,不得擅自处理;

5、增强服务意识,做到热情周到、耐心细致,关心集体,团结协作,提高档案馆集体的凝聚力;

6、严格执行档案保密制度、团结协作、遵纪守法,保质保量按时完成各自承担的各项工作任务;

7、积极开展档案的编研工作,参加档案学术理论研究,开发档案信息资源,开展档案编研和利用工作,努力提高自身业务素质;

8、完成各级领导交办的其他任务。

 

服务承诺

1、严格遵守国家法律法规及学校各项规章制度。坚持原则,办事公道,清正廉洁,作风正派,保守秘密;

2、增强工作使命感,本着对学校历史高度负责的精神,做好档案管理工作,刻苦钻研档案业务知识,努力掌握各种现代化技术,提高档案管理水平和工作效率;

3、增强服务意识,开发档案信息资源,为学校教学、科研、管理和全体师生提供优质服务,维护档案实体安全,增强服务功能;

4、热情接待查阅档案者,做到仪表端庄、举止大方,语言文明,工作规范,热情服务,对校内外的档案查阅人员一视同仁;

5、严格工作纪律,上班不迟到、不早退,不擅自离岗,工作时间不闲谈、不做与工作无关的事,热情接待每位来馆查阅档案者;

6、营造良好工作环境,经常保持室内外整洁卫生,营造良好的工作氛围,为档案利用者创造良好的查阅环境。


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