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华南师范产品生产与科技开发类档案工作规范

时间:2014-10-31 15:34点击: 收藏本文

第一条  为了提高我校产品生产与科技开发类档案(以下简称产品档案)的质量和管理水平,更好地为校办产业、学校教学、科研工作提供有效服务,并为考核产品档案工作和产品管理工作提供依据,依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案的工作条例》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章,结合本校实际,制定本规范。
第二条  学校下属企业在设计、试制、生产、销售具有自主知识产权的产品过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品档案。
第三条  产品档案必须实行集中统一管理,保证档案的完整、准确、系统和安全,方便开发利用。
第四条  产品档案工作是办好校办产业的重要基础工作之一,也是衡量校办产业管理水平的重要标准之一,必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合,在布置、检查、验收、总结产品工作时,同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。
第五条  产业管理部门应明确一名负责人分管产品档案工作,并确定专(兼)职档案员,负责产品生产与科技开发文件材料的收集、整理、立卷和定期向档案馆移交等工作。
第六条  归档范围
(一)归档的产品生产与科技开发文件材料,必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程,与实物一致并且有成套性,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)产品档案归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等。(具体范围见附表)
(三)产品档案归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。
第七条  产品生产与科技开发文件材料的立卷与归档
(一)产品生产与科技开发文件材料的立卷归档参照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。
(二)形成积累
1. 产品任务下达后,产品生产与科技开发单位负责人应向各级管理和技术部门、人员布置文件材料形成积累的任务,并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。
2. 技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。
3. 各单位应严格执行产品生产与科技开发文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。
4. 产品生产与科技开发过程中,各单位使用文件材料时不允许随便进行更改,如要更改,必须填写“更改通知单”,并履行审批手续。
5. 归档的文件材料必须使用耐久性强的载体材料和书写材料,字迹工整,图像清晰,签字盖章手续完备。图纸规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。蓝图、底图应各存一份。
(三)整理组卷
1. 产品鉴定或定型后,产品设计组负责把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系,整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况,并与积累的管理性材料汇总、整理组卷。
2. 根据遵循产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,将每个产品项目组成一卷或多卷,反映整个产品项目的关键材料放在首卷,底图单独存放。
3. 若一个项目文件材料少时,应按文字材料在前,蓝图在后进行组卷,底图单独存放。
4. 与各产品项目关系密切的管理性文件应列入产品项目类中组卷。
5. 底图、蓝图的格式和编号必须符合国家标准,配套图必须附有目录。
6. 图纸按照图纸目录或图纸编号排列,更改图应排列在被更改图之前。
7. 幅面大于卷皮(盒)的文件材料要适当地折叠,蓝图大于卷皮(盒)的,统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。
8. 产品技术负责人在归档前提出案卷保管期限和密级划分的具体意见,经技术管理部门同意后确定。
9. 产品技术负责人填写“归档说明书”,交技术管理部门审查后,放在第一卷的卷内文件目录之前。
(四)归档验收
1. 新产品在成型鉴定前,档案馆应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查,并出具证明材料,否则不能进行鉴定投产工作。
2. 归档时间
1)综合管理材料一般在次年六月底前归档。
2)在产品定型鉴定(或验收)后两个月内,应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料,由各有关部门按年度向档案馆归档。
3)因某种原因工作中断的产品,应在中断后两个月内完成立卷归档工作。
3. 技术管理部门兼职档案员编制档案移交目录(一式两份),连同案卷一起交档案馆,经检查合格后,双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。
第八条  产品档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的各类产品档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)产品档案的补充与修改
1. 已归档的技术文件材料需要更改时,必须填写“更改通知单”,经产品设计(研制)组负责人或有关主管负责人批准同意后,方可更改有关技术文件材料,并要在卷内备考表内写明更改的时间和原因。未经批准,任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。
2. 更改的原则一般是谁设计谁更改,协作单位应会同主要设计单位进行更改,具体按照协议、合同办理。
3. 对修改后的各种底图,应重新绘制蓝图,连同更改通知单一并归档。
4. 档案馆负责对补充归档的文件材料及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。
  
附:产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表
(附件尚未上传,请联系老师)

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