当前位置: 首页 » 法规制度 »

科学技术事业单位档案管理升级办法

时间:2014-10-14 15:48点击: 收藏本文

(国档发[1991]16号  国家档案局 国家科委 建设部1991年5月28日印发)
 
第一章  总 则
第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求,为进一步提高科学技术事业单位(以下简称科技事业单位)档案管理水平,特制定本办法。
第二条  档案管理升级工作的目的,是强化科技事业单位的档案管理,促进档案信息资源的开发利用,使科技事业单位的档案工作跟上改革开放的步伐,适应新形势的需要。
第三条  本办法主要适用于国务院有关部门所属、地方政府部门所属和中国科学院所属的县团级以上(含县团级)独立的科学技术事业单位(包括工程勘察设计单位)。
 
第二章  等级划分与考核内容
第四条  科技事业单位档案管理分为:国家一级、国家二级和省(部)级三个等级。国家一级、国家二级等级标准及考核内容见附件一。
第五条  省(部)级标准及考核内容由各省、自治区、直辖市,国务院各有关主管部门(以下简称各地区、各部门)制定。未单独制定部级标准的部门,其直属科技事业单位的考核、评审可按该单位所在的省级标准进行。
 
第三章  申报、考评与审批
第六条  科技事业单位档案管理升级申报工作,原则上采取自愿申请,逐级晋升的办法。一般在升级一年后方可申报更高一等级。
在首次申报档案管理等级时,对确实具备越级申报条件的单位,其越级申报需经上一级档案行政管理机构批准。直接申请升为国家二级档案管理的单位必须经省级档案行政管理部门或国务院主管部门批准;直接申请升为国家一级档案管理的单位必须经国家档案局批准(科研单位同时抄送国家科委,勘察设计单位抄送建设行政主管部门)。申报、考评和审批工作要严肃认真、实事求是、坚持标准、从严要求。
第七条  升级申报程序为:各单位在严格按照《科技事业单位档案管理国家级标准及考核内容》自检合格后,按其隶属关系向主管部门或地方档案行政管理部门提出申请报告(申请报告内容见附件三);并填报《科技事业单位档案管理升级登记表》(附件四)及《科技事业单位档案工作基本情况调查表》(附件五)。
第八条  省、自治区、直辖市及计划单列城市所属单位向地方档案行政管理部门提出申请,同时抄送地方专业主管部门;部委直属单位向国务院主管部门档案管理机构提出申请,同时抄送该单位所在地的省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门。
第九条  科技事业单位档案管理升级的考核评定,按隶属关系进行。地方所属单位的档案管理升级以地方档案行政管理部门为主,会同地方专业主管部门组织考核评定;部委直属的单位以国务院主管部门为主,会同或委托(必须有委托函)单位所在地的档案行政管理部门进行考核评定。国家一级档案管理的考评应分预审和考评两步进行。
第十条  考评工作程序:
(1)听取申报单位自检情况汇报;
(2)对照申报等级标准,结合实际情况逐项考核;
(3)根据考核结果进行综合评议,提出考评意见并作出考评结论;
(4)向申报单位公布考评情况,并宣布考评结果;
(5)整理汇总有关考评材料,向档案行政管理部门或国务院主管部门报告(上报材料要求见附件二)。
第十一条  审批工作。
档案行政管理部门和国务院主管部门根据考评组的考评意见和结论进行审核,并提出审核意见。
“国家一级档案管理”单位的审批工作按隶属关系,由省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国务院主管部门审核后,报送国家档案局批准;“国家二级档案管”单位的审批工作,由国家档案局委托省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门或国务院主管部门审核、批准,并报国家档案局备案(备案材料见附件二)
科研单位档案管理的等级经批准后抄送国家科委;勘察设计单位档案管理的等级经批准后抄送建设部。
“国家一级档案管理”的审批工作原则上每半年进行一次。
第十二条  “省(部)级档案管理”的申报、考评和审批工作由地方档案行政管理部门及国务院主管部门进行。
 
第四章  考评组的组织
第十三条  各省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和有关主管部门、国务院有关主管部门,应根据档案管理升级工作的需要设立考评组,负责进行考核评审工作。考评组由国家级和省(部)级评审员组成。
第十四条  考评组一般由5~7人组成。考评“国家一级档案管理”单位时,考评组至少应有4名国家级评审员:考评“国家二级档案管理”单位时,考评组至少应有2名国家级评审员。
第十五条  国家级评审员的条件:
(1)能够正确理解并执行国家关于档案工作和科学技术工作的方针政策、法规和标准;
(2)能够熟练掌握科技事业单位档案管理升级标准,工作认真负责,秉公办事;
(3)具有中级以上专业技术职务,或大专以上学历并有五年以上档案业务指导或科技管理工作经验。
第十六条  国家级评审员的职责:
(1)接受对科技事业单位档案管理升级工作进行的业务咨询;
(2)参加国家一级、国家二级档案管理的评审工作;
(3)及时向档案行政管理部门和国务院主管部门反映科技事业单位档案管理升级工作情况和问题。
第十七条  国家级评审员的聘任。
国家级评审员由省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和国务院主管部门推荐,国家档案局审核后聘任(推荐登记表见附件六)。
第十八条  各地区档案行政管理部门和各主管部门档案管理机构中,已聘任为企业档案管理国家级评审员的,可以兼任科技事业单位档案管理国家级评审员。
第十九条  推荐人选中要有一定比例的科技人员或科技管理人员。档案管理国家级评审员任期五年,到期可以续聘。不再从事升级工作的应改聘。
 
第五章  发证与奖励
第二十条  档案管理等级证书是验证科技事业单位档案管理水平的标志。获得国家级档案管理证书的单位,在全面质量管理、设计单位资格认证、单位管理升级等考核验收时,享受档案管理专项工作免检权,并可作为评选先进单位的考核依据。
国家档案局统一印制国家一级、国家二级档案管理证书,并定期公布“国家一级档案管理”单位名单。
第二十一条  暂未进行单位管理升级等评估活动,而先行获得档案管理升级证书的单位,单位要给予有关部门或人员以表彰和相应的奖励;单位已进行管理升级等评估工作,档案管理达到同步升级或高于单位管理等级者,档案管理部门和人员同时享受单位管理升级的奖励待遇,对档案管理升级工作做出重要成绩、表现突出的档案管理人员,其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。
 
第六章  监督与检查
第二十二条  各级档案行政管理部门、科技事业单位的主管部门,要定期或不定期地对己升级单位进行复查,发现单位的档案管理水平低于证书等级时,要求单位限期整改,到期不合格者,要上报发证机关降级或吊销其证书。
在某些情况下,国家档案局负责组织或委托有关档案行政管理部门和国务院主管部门档案机构对个别单位进行复查,对升级工作中不坚持原则的考评组提出批评,并取消不合格单位的国家级档案管理等级资格。
 
第七章  附  则
第二十三条  各省、自治区、直辖市及计划单列城市档案行政管理部门和国务院有关主管部门,应根据本办法结合本地区、本系统的具体情况制定实施细则。
第二十四条  县团级以下科技事业单位可结合具体情况参照执行。厂矿企业下属的科研、设计院(所)可执行《企业档案管理升级试行办法》,但已按该办法升入国家级档案管理的设计单位,在晋升国家级设计院时应按《科学技术事业单位档案管理升级办法》进行复查验收。
第二十五条  本办法由国家档案局负责解释。
第二十六条  本办法于颁发之日起施行。
 
附件一
 
科技事业单位档案管理国家级标准及考核内容
等级标准:国家一级

考核范围考核项目考核内容
一、档案工作管理体制(一)单位档案工作已实现集中统一管理1、建立与单位工作相适应的综合档案资料管理机构,是直属的独立职能部门。
2、单位各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。
3、档案管理机构较好地发挥了监督、指导作用,并在单位内建立健全了档案管理网络。
(二)列入领导议事日程1、档案工作明确由一名单位主要领导分管,并能及时解决档案工作中存在的实际问题。
2、档案工作列入了领导的议事日程和目标责任制。
(三)档案干部队伍建设1、档案专职人员的配备适应工作需要。具有大专以上学识水平的人员占档案管理人员总数的50%以上,其中至少有一名为档案专业毕业。
2、档案管理人员在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。
二、列入单位各项管理(一)列入单位发展规划和计划1、档案工作已列入单位发展规划、计划管理、科技管理。
2、在单位事业经费中,列入档案工作专项经费。
3、档案工作已列入单位各有关管理制度中,并列入经济责任制度进行考核。
(二)文件材料的形成归档列入单位有关工作制度1、文件材料的形成、积累、整理、归档工作已列入有关人员岗位责任制,纳入有关工作程序,并作为考核干部工作实绩的内容之一。
2、文件形成单位已实行予立卷制度。
(三)对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施1、对各科室已单位名义行文、办文情况要底数清楚,并要指导、检查各科室年度立卷质量。
2、档案部门参加重要计划工作会议和科研课题、设计项目以及产品、评审、鉴定会,参加工程竣工验收和设备开箱等工作,对应该归档的文件材料及时验收,已形成制度并执行效果好。
3、档案工作与科研、设计及勘察、观探测等各项活动实行“四同步”管理,执行效果好。即:下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
三、档案工作业务建设(一)规章制度健全,制定了单位档案管理细则1、建立了档案人员岗位责任制,执行有效。
2、制定了文件材料的归档范围。
3、建立了档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度。
(二)档案完整、准确系统1、完成以科技档案为主体的各种门类和载体的文件材料立卷归档任务。1986年来各类档案的回荡率达100%。
2、重大河沿课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案,按归档范围完整率达100%。
3、档案部门配合行政管理、科研课题、工程项目及各项业务工作的负责人对文件材料的准确性进行审查。永久、长期保存的科技档案中,有科室负责人填写并经主管领导的审查签字的文件材料归档审查意见。
(三)案卷质量达到国家标准1、各类档案管理符合有关规定和规范的要求,其中科技档案案卷质量达到国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》。1989年来各类档案案卷合格率达100%。
2、有科学的分类编号方案。
(四)档案的保管条件符合国家要求1、有适应本单位工作未来5年发展的档案专用库房、办公室和阅览室。
2、有适应档案工作的较充裕的档案装具和较先进的档案保管设备。
3、档案的安全、保护和库房管理符合国家要求。
(五)采用现在科学管理手段管理档案1、档案管理现代化与其他管理现代化同步发展,并已列入整体规划。
2、实行全面质量管理、目标管理或其他现代化管理方法。
3、配备了复印设备;使用计算机管理档案,能进行检索、统计、数据对比分析等;根据工作需要,开始采用缩微复制技术管理或保管档案。
四、档案信息开发利用(一)档案部门已成为本单位的档案信息中心1、档案部门已成为本单位资料信息中心。
2、积极开展多种形式的档案信息咨询服务。
3、积极开展档案的宣传工作,配合单位中心工作举办展览、陈列等。
(二)档案利用工作1、档案信息提供利用能够满足本单位各项工作需要。
2、编制了五种以上查找途径的适用检索工具。档案著录符合国家及有关专业规范的要求。
3、档案人员掌握利用规律,预测用户需求,热情、主动、及时提供档案信息。
4、有利用效果登记。档案相信提供利用对提高单位管理水平、促进科学技术进步等发挥了显著作用,有典型效益事例材料。
(三)档案信息开发工作1、积极开发档案信息。制定了开发档案信息工作计划和安排。
2、开展了档案文件汇编以及档案信息的二次、三次加工工作。有七种以上编研成果,其中至少有四种为二次、三次信息加工成果并有二种得到本单位职工或领导的好评。

 
 
等级标准:国家二级

考核范围考核项目考核内容
一、档案工作管理体系(一)单位档案工作已实现集中统一管理1、同国家一级
2、同国家一级
3、档案管理机构发挥了监督、指导作用,并已形成单位的档案管理网络。
(二)列入领导议事日程同国家一级
(三)档案干部队伍建设1、专职人员配备要求同国家一级。
   具有大专以上学识水平的人员占档案管理人员总数的40%以上;具有中级以上专业技术职务的人员占20%以上(至少有2名)受过档案专业培训的人员占80%以上。
2、同国家一级
二、列入单位各项管理(一)列入单位发展规划和计划同国家一级
(二)文件材料的形成归档列入有关工作制度同国家一级
(三)对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施同国家一级
三档案工作业务建设(一)规章制度健全,制定了单位档案管理细则同国家一级
(二)档案完整、准确系统1、归档率达98%(文字叙述同前)
2、完整率达95%(文字叙述同前)
3、同国家一级
(三)案卷质量达到国家标准同国家一级
(四)档案的保管条件符合国家要求1、有适应工作需要的档案专用库房,办公室和阅览室。
2、有符合标准的档案装具和必要的设备。
3、档案的安全、技术保护和库房管理基本符合国家要求。
(五)采用现代化科学管理手段管理档案1、同国家一级
2、同国家一级
3、配备了复印设备;开始试用计算机管理档案。
四、档案信息开发利用(一)档案部门已成为本单位的档案信息中心1、同国家一级
2、积极进行档案信息咨询服务。
3、积极开展档案的宣传工作。
(二)档案利用工作1、档案信息提供利用基本满足本单位各项工作需要。
2、编制了三种以上查找途径的适用检索工具。档案著录较规范。
3、档案人员做到热情、主动、及时提供档案信息,变被动为主动服务。
4、有利用效果登记,档案信息提供利用对提高单位管理水平、促进科学技术进步等较好地发挥了作用,有势力说明材料。
(三)档案信息开发工作1、同国家一级

2、开展了档案文件汇编以及档案信息的二次、三次加工工作。有五种以上编研成果,其中至少有二种为二次、三次信息加工成果。

 
 
附件二 
科技事业单位档案管理晋升国家级考评上报及备案材料目录和要求
  一、科技事业单位档案管理晋升国家一级考评上报材料目录
  1、档案管理升级申请报告;
  2、档案管理升级登记表;
  3、考评组的考评工作纪要;
  4、考评结论;
  5、科技事业单位档案工作基本情况调查表。
 二、科技事业单位档案管理晋升国家二级备案材料目录
  1、审批部门的批件;
  2、档案管理升级登记表;
  3、科技事业单位档案工作基本情况调查表。
 三、填报要求:
  1、科技事业单位提交档案管理升级申请报告应按附件三的要求填写;
  2、升级登记表中考核评定栏应有评审组负责人和国家级评审员签名;
  3、考评工作记录必须写清考评的检查内容、方法和结论;
  4、考评结论应从升级标准考核范围四个方面提出考评意见和结果;
  5、科技事业单位档案工作基本情况调查表是事业单位基本情况及单位档案工作情况的统计,主要包括:机构基本情况,档案人员情况,保管档案、资料情况,保管、管理条件和档案编研、利用情况等。
  6、为避免备案材料重报,一律由批准部门上报,批准件上要注明委托、代评部门及证书编号。
 
 
附件三 
科技事业单位档案管理升级申请报告内容
1、单位基本情况
主要说明单位规模、级别(设计单位同时注明设计证书级别),主要业务工作内容,机构设置情况,科技队伍情况;重要成果及获奖情况,档案工作管理体制,领导对档案工作重视情况,档案人员素质、档案管理及库藏情况,档案信息的开发利用及编研情况。
2、档案管理升级自检评述
单位对照升级标准自检合格后,做自我评价和有关说明。主要说明单位档案管理升级的组织领导,自检工作安排,自检情况,提出对本单位档案管理申报等级是否达标的自我评价,有关问题说明等。自检评述一定要实事求是,杜绝形式主义和弄虚作假现象。
3、归档率、完整率、案卷合格率(简称三率)的检查情况。
三率计算一定要一丝不苟,自检时要根据库存情况逐一计算,不以抽查代替。归档率主要查1986年以来的情况。完整率要根据考核内容查历年档案完整情况,案卷合格率主要查1989年以来的情况。要说明存在的问题和今后整改方案。
4、档案开发利用典型实例材料
说明档案信息开发情况及成果,距离说明利用档案后的社会效益及经济效益
情况。
   5、数据对比表
   初次升级单位将自检合格后的档案基本统计数据与1985年底情况作对比,再次升级单位与初次升级情况作对比。
 
 
附件四 
科技事业单位档案管理升级登记表

单位名称
级别
详细地址
邮政编码
档案机构名称
电话
档案机构负责人
技术职务
              年       月已获得
现申请
单位
自检
意见
 
 
 
 
                       
 
                           单位盖章
                              年    月    日
审查
意见
 
 
 
                           审查单位盖章
                              年     月    日
考核
评定
意见
 
 
 
 
                           考评组组长签字
                              年     月     日
审核
意见
 
 
 
 
                           审核单位盖章
                               年     月     日
审批
意见
 
 
 
                           审批单位盖章
                               年     月     日





 

 
附件五
科技事业档案工作基本情况调查表
年度——————      单位类别——————    隶属机关——————
[表一]

序号项        目单位年度末
1单位职工总人数
2科技人员数
3完成课程数
4科技成果数
5完成设计项目数
6获奖项目数
7科研、设计经费万元/年
8档案工作经费万元/年
9档案管理专职人员总数
10其中:男职工
11      50岁以下人员
12      大专以上文化程度人员(含大专)
13      大专以上档案专业人员(含大专)
14高级专业技术职务人员
15中级专业技术职务人员
16受过档案专业培训人员
17档案管理兼职人员总数
18档案室(馆)建筑总面积平方米
19其中:库房使用面积平方米
20主要设备:去湿机
21          空调机
22          晒图机
23          复印机
24    电子计算机或计算机终端
25          缩微摄影机台(套)
26档案总数量
27其中:科研档案 a
28      设计档案 b
29      教学档案 c
30      产品档案 d
31      设备仪器档案 e
32      基本建设档案 f
33      科技管理档案 g
34      党政群档案 h
35      会计档案i
36      声相档案卷(盘)
37      照片档案
38      缩微档案:平片(含窗孔卡)
39                卷片
40      底图
41图书资料总数量
42文件材料归档率%
43档案完整率%
44案卷合格率%
45档案利用人次人次/年
46利用率最高的档案种类

47档案利用产生的经济效益万元
48编研档案资料:内部参考
49              公开出版
50检索工具产品档案

 
 
[表二]

序号项 目种  类种类号
1单位级别一、地师(厅级) 二、县团(处)级
2档案工作机构名称一、    档案馆  二、档案处
三、档案科  四、档案室
五、档案资料信息中心

3档案工作分管领导一、院所(校)长   二、总工程师  
三、院所(校)办主任
四、专业部门领导

4档案机构隶属部门一、直属机构  二、院所(校)办
三、科技部门管理

5档案管理形式一、统一管理档案  二、综合管理档案、图书   三、分为办公室、科技部门管理   四、个部门分别管理

 
科技事业单位档案工作基本情况调查表填写说明
     一、填报本表必须使用碳素或兰黑墨水钢笔填写,数字一律使用阿拉伯数字,文字说明用汉字。
二、“单位类别”请注明单位性质是科研、设计、院校、医疗还是其它和种类型。
三、跨年度课题及设计项目在完成当年填报,并注明年限。
四、“科技成果”指历年经鉴定或评审、具有一定学术价值或应用价值的课题。
五、“获奖项目”只限于累计获省部级以上奖励的项目或成果。
六、“科研、设计经费”指年终结算经费,包括带课题、项目下达的、横向联合的合同签约的。
七、“档案工作经费”指当年数额总计。
八、“档案专业培训班”是指由各级档案部门举办的培训班,累计学习五门档案专业部门。
九、缩微设备成套时,填报单位用“套”;不成套的填写缩微摄影机台数;只有阅读复印机的请注明。
十、档案数量单位统一填报“卷”。
十一、“图书资料总数量”指档案部门保管的数量。
十二、“归档率”主要计算1986年来各类档案的归档情况。“完整率”按归档范围计算重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案完整情况。
十三、“案卷合格率”指1989年来,达到国家标准要求的案卷数量占案卷总数量的百分比。计算公式为:
案卷合格率=达到国标要求的案卷数/案卷总数×100%
达到国标要求的案卷质量按国家标准GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》检查。
十四、“利用率最高的档案种类”填表中所列档案种类代号。
十五、经济效益以利用档案实例统计,并经单位认可。
十六、填写“表2”时,根据单位情况,用与表中相对应的汉语数字填报种类号。如果各栏种类与单位实际情况不符时,请另用文字说明。


------分隔线----------------------------

版权所有:华南师范大学

地址:中国·广州市·石牌 邮政编码:510631