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华南师范大学文件材料立卷归档工作规范

时间:2014-10-14 16:33点击: 收藏本文

第一条  为规范我校文件材料立卷归档的方法及程序,根据《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)以及《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,制定本工作规范。
第二条  我校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各部、处、院、系、所、中心和直属单位均为立卷单位,分工归口立卷。各立卷单位应确定一名专(兼)职档案员,具体负责本单位文件材料的收集、整理与归档工作。学校档案馆负责对全校各单位的立卷归档工作进行业务指导、监督,并对归档案卷质量进行检查、验收。
第三条  各单位的专(兼)职档案员在日常工作中要做好预立卷工作,根据归档范围编制立卷类目,严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,特别是及时做好网上收发文登记及其电子文档的下载,并把办理完毕的文件材料分门别类妥善保管。
第四条  归档范围
(一)应归档的文件材料主要包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等类,具体范围参见《华南师范大学档案归档范围和保管期限表》。
(二)不归档的文件材料
1. 上级机关普发供参阅、不需办理的文件材料;
2. 上级机关发来供工作参考、不需贯彻执行的抄件;
3. 上级机关征求意见未定稿的文件;
4. 重份文件、图纸;
5. 无查考利用价值的事务性、临时性文件;
6. 未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
8. 无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性意见的人民来信;
9. 学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
10. 本校领导兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
11. 为参考目的从各个方面收集的文件材料;
12. 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
13. 未生效的合同、协议、单据;
14. 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目材料;
15. 正式施工前的草图,未定型图纸。
以上不归档的文件材料,应销毁的要及时销毁,如某些文件材料有需要作资料保存的,应填写目录,组卷单独保管,不能随便堆放,以防泄密。
(三)凡使用计算机辅助管理的单位,必须保证在管理和业务活动中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性和系统性。
第五条  归档文件材料的载体材料和书写材料必须符合耐久性要求,格式统一,字迹工整,图样清晰,签章手续完备。一般归档一份,原则上要求是原件(定稿),若原件已上报,则可用复印件(须加盖立卷单位公章)代替。易褪色的文件材料(如:传真件)应及时复制进行字迹加固处理,并在复印件上加盖立卷单位公章。
第六条  立卷分工
(一)中共中央、国务院、省、市党委、人民政府、教育部以及国务院各部、委下达的文、电材料,综合性的,分别由党委办公室、校长办公室立卷归档;专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。 
(二)以党委、学校名义的发文,分别由党委办公室、校长办公室立卷归档;职能部门以党委、学校名义的发文,由主办单位立卷归档。 
(三)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,分别由党委办公室、校长办公室立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。 
(四)校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,分别由党委办公室、校长办公室立卷归档;请示报告的原稿及批复、批转的复制件,由报文单位作为资料保存。 
(五)两个以上单位共同办理的文件,原件由主办单位立卷归档,非主办单位可将复制件作为资料保存。 
(六)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前及时立卷归档,全部移交档案馆保存,任何人不得带入其他单位。 
(七)学校领导、各单位负责人代表学校参加上级主管部门召开的重要会议的发言稿,分别由党委办公室、校长办公室和各单位立卷归档。 
(八)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。
第七条  立卷分类
先将文件材料按《华南师范大学档案实体分类大纲》中确定的十三个类别分开,然后按照年度、问题、保管期限分类,具体参见《华南师范大学档案归档范围和保管期限表》。
(一)分年度:将文件材料按其形成或针对的年度分开。根据文件材料的不同特点,可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。一般文件归入文件形成年度。
1. 跨年度的请示与批复,归入批复年度;
2. 跨年度规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;
3. 跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;
4. 跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;
5. 跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;
6. 法规性文件,归入公布或批准年度;
7. 按学年处理的文件,归入专门年度;
8. 财会文件材料,按会计年度处理。
(二)分问题:将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
(三)分保管期限:将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
第八条  立卷组合
将经过分类的文件材料按一定形式组合起来,一般应以问题为主,兼顾其它特征,同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过200页。
(一)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与被转发件应组合在一起。
(二)会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议,如每周一次的例会,可数会一卷。
(三)工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合。
(四)统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷。
(五)非诉讼案件材料,按立案问题或人头,可以一案一卷或一案数卷。
(六)重要的人民来信,可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合;文件数量较少时也可按时间进行组合。
(七)简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
第九条  卷内文件排列
按重要程度或时间顺序排列,其中密不可分的文件材料按以下顺序排列:
(一)批复、批示在前,请示、报告在后;
(二)正件在前,附件在后;
(三)正本在前,定稿在后;
(四)定稿在前,历次重要修改稿在后;
(五)转发件在前,被转发件在后;
(六)非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
(七)文字材料在前,图样在后,如果文字材料只是对图样的补充或一般说明,则图样在前,文字材料在后;
(八)本单位形成的文件材料,文件签发文稿放在正文后;上级文件,文件处理单应放在正文前。
第十条  外观整理
(一)对在装订线以外有字迹或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊。
(二)幅面大于A4(297mm×210mm)规格的,要适当地折叠。
(三)拆除文件材料上的金属物。
第十一条  编页(件)号
成卷装订的编页号,按件管理的编件号。
(一)凡装订成卷的文件材料应按顺序编写页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号的位置在非装订线一侧的下角,用黑色或蓝色的页码机打印。图样页号在标题栏外。
(二)不装订成卷的文件材料以件为单位,在每件文件材料首页上方的空白处(一般是右上角)盖上档号章,并填写档号章的各个项目,编制件号。一般以每份文件单独计算为一件,其中,请示与批复、来文与复文一般应分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正件与附件、原件与复印件、转发件与被转发件则按一件计算,报表、名册、图册等一册(本)为一件。
(三)成套图样或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
(四)案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不编页号。
第十二条  网上著录
通过档案馆网页登录“档案管理系统”进行案卷和文件信息的著录,具体操作参见档案馆相关规定。
第十三条  打印卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面。
著录信息经档案馆审核合格后,通过“档案管理系统”自动生成并打印卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面。
(一)卷内文件目录
1. 顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
2. 文号:文件制发机关的发文字号或者图纸编号,如:华师[2010]1号。
3. 责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,如:2010年广东省录取新生名册,责任者为招生办。
4. 题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的可自拟标题,外加“[]”号。会议记录应概括出主要内容。
5. 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:20100101。
6. 页号(数):成卷装订的,填写卷内文件起始之页的编号,最后一份文件填写起止页号;按件管理的,填写每份文件的总页数。
7. 备注:注释文件需要说明的情况。
(二)卷内备考表
1. 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出销毁等情况。立卷后,若发生或发现问题,由有关人员填写说明并签名,标注时间。
2. 立卷人:由组成本卷的责任者签名。
3. 检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。
4. 日期:案卷整理完毕的时间。
(三)案卷封面
1. 案卷题名:应简明确切,结构完整,体式一致,一般不超过50个汉字。其常用结构: 作者—时间—问题(内容)—名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”;除一般函件外,不得用“XXX来往文书”;除了非诉讼案件材料外,不得用“XXX案件”。
2. 起止日期:案卷内全部文件形成的起止日期。
3. 密级、保管期限:按照实际情况填写。
4. 页(件)数:按照案卷内实际件、页数填写。
第十四条  装订
左侧装订,装订线距页边1.5cm左右,以订齐全部材料同时不覆盖正文内容为原则。卷内文件目录排在卷首,卷内备考表排在卷末。
(一)成卷装订的,订口和地脚要与卷皮平齐,用棉线按三孔一线法装订。
(二)按件管理的,用不锈钢钉装订,厚度超过0.5cm的应采用线装。
第十五条  与纸质文件材料密不可分的声像载体材料、实物等,应保持原状,另行专类、专柜保管,其档号与文字材料的档号互为参见,整理、归档具体要求按照档案馆相关规定执行。
第十六条  归档验收
(一)立卷单位整理好的案卷经档案馆检查合格后,专(兼)职档案员编制移交目录(一式两份),连同案卷送交档案馆,清点无误后,交接双方在移交目录上签名、盖章,并各执一份存查。
(二)归档时间
1. 党群、行政、外事类及其它门类中能按自然年度归档的文件材料,在次年六月底之前归档。
2. 按教学年度归档的文件材料,在次学年寒假前归档。
3. 科研项目文件材料,在研究课题鉴定验收后两个月内归档。
4. 基建项目文件材料,在基建项目竣工验收后三个月内归档。
5. 设备项目文件材料,在设备验收完毕投入使用后两个月内归档,引进设备为索赔期满后两个月内。
6. 财会文件材料,在会计年度终了后由财务处保管三年,期满后的次年六月底前归档。
十七条  科研、基建、设备、财会等门类文件材料以及学籍表、成绩单、研究生学位材料的立卷归档原则上参照本工作规范执行,其中一些具体要求则按照档案馆制定的相应门类工作规范执行。声像材料、电子文件的立卷归档按照档案馆制定的相应工作规范执行。

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