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华南师范大学外事类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:35点击: 收藏本文
第一条  为了提高我校外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用,并为考核外事档案工作提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关的法律、法规和规章,结合我校实际情况,特制定本工作规范。
第二条  学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种不同载体的文件材料,均属外事档案。
第三条  外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
第四条  外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
第五条  外事处要有一位领导分管外事档案工作,并确定专(兼)职档案员负责外事文件材料的立卷归档。
第六条  归档范围
(一)归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程,体现涉外工作的职能和特点,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。(具体范围见附件1)
(三)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
(四)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同的方式归档,或存复印、影印件;外国团体或个人赠送学校的纪念品、礼品等,有保存意义的应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。
第七条  外事文件材料的立卷归档
(一)外事文件材料的立卷归档按照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。
(二)外事处是学校外事管理、涉外教学和科研文件材料的归口部门,在各项涉外活动结束后,负责组织活动过程中所形成的各种外事文件材料的立卷归档工作。与涉外活动有直接联系的各部门或个人,须按本部门或个人参与涉外活动的程序、形式,将应归档的外事文件材料收集、整理,交外事处审核后按规定向档案馆移交。
1. 凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后两个月内将在国(境)外各项活动中形成的材料进行整理,提交外事处验收合格后出具证明,财务处方可准予报账结算。
2. 聘请境外专家、学者、教师(含客座教师)来校任教、讲学、研究的院、系、所、中心,在任教、讲学、合作研究结束后两个月内,将应归档的文件材料立卷归档。
3. 接待境外专家、学者来校访问、作学术报告及承办国际会议的部门,在活动结束后两个月内,将应归档的文件材料立卷归档。
4. 承担涉外协作研究项目的单位或个人,在项目结束后两个月内,将应归档的文件材料立卷归档。
5. 接收境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料,由外事处立卷归档。
(三)对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料,按年度分类组卷;将国内和国(境)外活动期间形成的文件材料及派出回国后的综合性文件材料,按活动性质分类组卷;跨年度的国际会议和合作项目,会议按召开年度组卷,项目按批复年度组卷;留学生在校期间形成的文件材料按毕业年度组卷;学籍变动文件材料按形成年度组卷。
(四)外事处负责组织归档前的鉴定工作。由外事处、档案馆及有关部门组成鉴定小组,按规定提出每个案卷的保管期限、开放情况和密级意见,经主管领导审核后确定。
(五)归档验收
外事文件材料在次年六月底之前归档,立卷单位整理好的案卷经档案馆检查合格后,专(兼)职档案员编制移交目录(一式二份),连同案卷送交档案馆,清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,并各执一份存查。
第八条  外事档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的各类外事档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)补充与修改
1. 外事档案归档后,如果后续活动中形成新的文件材料,外事处应随时收集、整理,向档案馆补充归档。档案馆对补充归档的外事文件材料应及时整理编目,归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。
2. 已归档的外事档案材料需要更改时,必须填写“更改审查单”,经外事处分管负责人同意,并要在案卷备考表内写明更改的时间和原因。未经批准,严禁更改已归档的任何外事档案材料。
 
附件:外事类档案归档范围和保管期限表
(附件尚未上传,请联系老师)

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