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华南师范大学教学类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:35点击: 收藏本文

第一条  为了加强我校教学类档案(以下简称教学档案)工作,充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和水平,依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规及规章,结合我校实际情况,制定本规范。
第二条  凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料,均属教学档案。
第三条  教学档案实行集中统一管理,凡具有永久或长期保存价值的教学文件材料一律移交学校档案馆保存,各院、系(所)在教学活动中形成的有一定保存价值的教学文件材料由院、系(所)保存。
第四条  教学档案工作是教学管理工作的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即:纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,上报评审材料、教师考核晋升与档案馆出具归档证明同步。
第五条  各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专(兼)职档案员,统一管理本部门教学文件材料,并按期向档案馆移交。
第六条  归档范围
(一)归档的教学文件材料必须反映教学管理、实践活动的全过程,符合教学管理和实践活动的成套性特点,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、成绩册、论文等方面。
(三)归档的重点是本校教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
第七条  教学文件材料的立卷归档
(一)各教学管理和教学业务部门均为立卷单位,分工归口立卷。
(二)每学年始,分管教学工作的校领导在向各教学管理和教学业务部门布置新学年工作的同时,布置形成积累教学文件材料的任务。
(三)各单位专(兼)职档案员在日常工作中要做好文件材料的预立卷工作。
(四)各单位专(兼)职档案员一般应在次年三月底之前,将上一年度应归档的教学文件材料收齐,按照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》进行整理组卷。
(五)学籍表、成绩册、研究生学位材料的立卷归档按照档案馆的相关规定执行。
(六)归档验收
1. 教学综合管理文件于次年六月底前归档,其它各类材料在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)后于当年寒假前一次性归档。
2. 立卷单位整理好的案卷经档案馆检查合格后,专(兼)职档案员编制移交目录(一式两份),连同案卷送交档案馆,清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,并各执一份存查。
3. 不需要移交档案馆的教学档案由各单位妥善保管。
第八条  教学档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的教学档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)教学档案的补充和修改。
1. 各教学管理和教学业务部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向档案馆补充归档,由档案馆对补充归档的教学文件材料进行整理立卷,归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录和备考表;归档材料较多的,可单独组卷。
2. 凡已归档的教学档案需要修改时,必须填写“更改审查单”,经所在单位主管领导批准,并要在案卷备考表内写明更改的时间和原因。未经批准,不得修改已归档的任何教学档案。
3. 当年的教学文件材料由教学管理部门和教学业务部门提供利用,往年的教学档案一律由档案馆负责提供查询、借阅服务。 
 
附:
1.教学类档案归档范围和保管期限表
2. 档案更改审查单
(附件尚未上传,请联系老师)

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