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华南师范大学基本建设类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:37点击: 收藏本文

第一条  为了提高我校基本建设类档案(以下简称基建档案)的质量和管理水平,充分发挥基建档案在学校工程建设、使用、维护和改建、扩建中的作用,并为考核基建档案工作提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设项目(工程)档案验收办法》、《广东省实施<基本建设项目档案资料管理暂行规定>细则》及《高等学校档案管理办法》等有关的法律、法规和规章,结合我校实际情况,特制定本工作规范。
第二条  我校的基建档案是指学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像等各种不同载体的文件材料。
第三条  基建档案必须实行集中统一管理,确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条  基建档案工作必须实行“三纳入”,即:纳入工程建设计划、规划;纳入工程建设管理各项管理制度;纳入有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。
第五条  实行基建工作和建档工作“四同步”管理,即:项目建设一开始就与建立档案工作同步进行;检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行;项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;项目竣工验收要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
第六条  基建处应明确一名负责人分管基建档案工作,并确定专(兼)职基建档案员,负责基建文件材料的立卷归档。
第七条  归档范围
(一)归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,与建筑物完全一致并具有成套性,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、监理文件等方面。(具体范围见附件1)
(三)归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。
第八条  基建文件材料的立卷归档
(一)基建文件材料的立卷归档参照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。
(二)基建处是基建文件材料的形成、立卷和归档工作的主管部门,负责项目建设立卷归档的统一布置与验收工作。
1. 在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时,应设立专门条款以明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
2. 基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料;分别向几个单位发包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建处汇总、整理;项目监理单位负责收集、整理项目监理文件。
3. 监理单位负责监督、检查项目建设中基建文件材料的收集、积累和完整、准确、系统情况,审核、签认竣工文件,并向基建处提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
(三)形成积累
1. 基建处负责提出基建项目建档计划,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务,并指定专人担任兼职档案员,同时负责向各相关单位发放基建文件材料归档须知、归档范围等,明确基建建档工作的重要性。
2. 基建文件材料的收集、整理工作要与项目建设进程同步进行,在项目申请立项时即应开始进行文件材料的积累、整理工作。
3. 基建处应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关,要检查设计、施工单位的基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。
4. 项目建设过程中使用基建文件材料不允许随便更改,如有更改,必须填写“变更通知单”,并履行批准手续。
5. 归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。
6. 归档时必须有竣工图。工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。
7. 各单位的负责人或者兼职档案员调动工作时,应该做好项目文件材料的清理移交工作。
8. 基建处要定期检查、绘制本校的总体规划图、设计总平面图以及水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图,并整理、立卷移交档案馆。
9. 学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前,有关部门必须负责照相后才能动工,照片应该同施工后的材料一起归档。
(四)整理组卷
1. 基建项目结束(包括最终完成和阶段完成)后,基建处分管基建档案工作的负责人组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位等负责各自职责范围内的基建文件材料的整理组卷工作。
2. 遵循基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,根据其内容、价值、数量和载体形式等实际情况进行系统整理,按工程项目组卷,管理性文件材料排在全部案卷之首,其余材料按工程建设阶段和文件性质分别组成案卷。
3. 图纸按图的类别序号排列,即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图,同时更改图应排列在被更改图之前。
4. 蓝图大于卷皮(或盒)的,统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。
5. 工程技术人员填写“归档说明书”,交基建处分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之前。
(五)归档验收
1. 档案馆应该是工程验收小组成员,会同基建处负责基建档案的验收工作。档案验收应与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行。
2. 初步验收前,基建处组织各有关单位进行档案的自检并形成自检报告,由监理提出审核意见。
3. 初步验收时,在验收主管单位组织下,档案馆着重抽查项目档案的归档情况,根据档案资料的完整、准确、系统性情况出具初验意见,对存在的问题提出改进要求,限期解决。
4. 竣工验收前,档案馆对准备归档的项目档案进行预验收,并出具证明,否则不能组织工程竣工验收。
5. 竣工验收时,项目规模较大、较复杂的,应有档案情况的专题验收报告;项目规模较小的,则应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价并有档案馆签名盖章。
6. 项目档案在工程项目验收后两个月内归档。档案馆要认真审查、验收归档的档案材料,并在“归档说明书”上签署意见。交接双方在移交目录(一式两份)上签字盖章,各执一份存查。
第九条  基建档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的各类基建档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)补充与修改
1. 基建档案归档后,在建筑物改建、维修过程中所产生的基建文件材料,基建处应随时整理,向档案馆补充归档。
2. 档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。
3. 已归档的基建文件材料需要更改时,必须填写“更改审查单”,经基建处分管负责人同意,并要在案卷备考表内写明更改的时间和原因。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。
 
附:

1.基本建设类档案归档范围和保管期限表
2. 基建文件材料变更通知单
3. 基建档案归档说明书
4. 基建档案初步验收意见
5. 基建档案预验收证明
6. 基建档案更改审查单
(附件尚未上传,请联系老师)

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