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华南师范大学科学技术研究类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:38点击: 收藏本文

第一条  为了提高我校科学技术研究类档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平,更好地发挥科研档案为学校和社会服务的作用,并为考核我校科研档案工作提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章,结合我校实际情况,特制定本工作规范。
第二条  我校科研档案是指学校在科学研究管理和实践活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。
第三条  科研档案必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全,以便于开发利用。
第四条  科研档案工作必须实行“三纳入”,即:纳入科研计划、规划;纳入科研管理各项管理制度;纳入领导和有关人员的职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合,并作为对有关人员考核、评审和奖励的依据之一。
第五条  实行科研工作和建档工作“四同步”管理,即:下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与学校档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步。
第六条  学校各有关业务部、处、院、系、所、中心应明确一名负责人分管科研档案工作,并确定专(兼)职档案员,负责本部门科研文件材料的立卷归档。
第七条  归档范围
(一)归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研课题活动的全过程,兼顾不同学科、专业的特点和成套性,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)归档的主要内容包括:综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。(具体范围见附件1)
(三)归档的重点是本校承担的科研课题各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
(四)取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
(五)由本校与其他单位分工协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料的正本,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将所承担课题部分的有关档号和案卷目录提供主持单位。由校内几个单位协作完成的课题,各有关单位要相互配合,整理好本单位承担的必须归档的科技文件材料,由主持单位的科研人员归档。
(六)本校与国外合作的研究课题,应该通过协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类档案中。
第八条  科研文件材料的立卷归档
(一)科研文件材料的立卷归档参照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。
(二)立卷分工
1. 科技处和社科处是科研文件材料的形成、立卷和归档工作的主管部门,负责科研文件材料立卷归档的统一布置与验收工作。科技处和社科处每年在下达课题计划的同时,应将获准课题清单送档案馆,并向课题组发放统一的科研文件积累袋、归档须知、归档范围等,明确立卷归档要求,并按期验收。
2. 各学院、系、所、中心、教研室等是科研文件材料形成、立卷和归档工作的二级管理单位,根据科技处和社科处的统一布置和要求,负责课题兼职档案员的技术培训和课题组立卷的组织工作,督促、检查课题组做好课题文件材料的积累、立卷与归档。
3. 课题组负责科研课题文件材料的立卷归档。
4. 档案馆负责对立卷工作进行业务指导和监督,对有关人员进行科研档案业务技术培训,确保案卷质量,并配合科技处、社科处及各学院、系、所、中心、教研室等,在每年科研课题申报、检查、登记、鉴定和成果评审时将应归档的材料及时归档。
(三)课题负责人负责提出科研课题建档计划,在制订和讨论工作计划安排的同时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人担任兼职档案员,做好预立卷工作。课题负责人或者兼职档案员调动工作时,应该做好课题文件材料的清理移交工作。
(四)整理组卷
1. 课题结束后,由课题负责人主持立卷工作,兼职档案员将应归档的文件材料按要求系统整理后移交科技处或社科处。科技处和社科处的兼职档案员按要求将形成积累的管理性文件材料与课题组的业务性文件材料汇总、整理组卷。
2.遵循科研文件材料形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,根据其内容、价值、数量和载体形式等实际情况进行系统整理,按课题组卷。直接针对具体课题的管理性文件材料放入该课题里组卷。将最能反映课题概况的文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
3. 课题组负责组织归档前的鉴定工作。由课题组、科技处、社科处和档案馆组成鉴定小组,根据科研档案的科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用,进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,具体按照《科学技术保密条例》办理。
4. 课题负责人填写“归档说明书”,放入课题第一卷的卷内目录之前。
(五)归档验收
1. 在课题鉴定或结题前,由科技处或社科处会同档案馆对课题案卷进行审查、验收,并出具“科研课题文件材料归档情况审查意见”。审查合格者,方可准予鉴定、结题。课题组在课题鉴定或结题后应及时把课题案卷送交科技处或社科处。
2. 重大科研课题的鉴定、评审工作必须有学校档案馆参加。
3. 归档时间
1)研究课题的文件材料在课题鉴定验收后两个月内归档。
2)暂不申报或中断、停止的研究课题的文件材料,在课题结束或中断、停止后两个月内归档。
4. 兼职档案员填写编制目录(一式两份),连同案卷移交档案馆,清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,并各执一份存查。
5. 科研课题文件材料按规定归档后,档案馆出具“归档证明”,并在成果登记表上签署意见、盖章;凡归档不完整、不齐全或者不符合立卷要求的,学校档案馆有权拒绝接收和出具证明,在限期内补全、改正者,科技处和社科处才给予办理成果申报手续。
6. 未归档的科研课题在职务晋升时不作业绩申报。不按期归档的课题负责人在新课题计划中不予立项。
第九条  科研档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的各类科研档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)补充与修改
1. 科技处、社科处和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案馆归档,并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。
2. 档案馆对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。
3. 已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写“修改申报单”,经有关主管负责人批准同意,并要在案卷备考表内写明修改的时间和原因。未经批准,严禁修改已归档的科研文件材料。
 
附:

1. 科学技术研究类档案归档范围和保管期限表
2. 科研档案归档说明书
3. 科研课题文件材料归档情况审查意见
4. 科研档案归档证明
5. 科研档案修改申报单
(附件尚未上传,请联系老师)

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