当前位置: 首页 » 法规制度 »

华南师范大学仪器设备类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:39点击: 收藏本文
第一条  为了提高我校仪器设备类档案(以下简称设备档案)的质量和管理水平,充分发挥设备档案在我校教学、科研中的作用,确保我校国有资产的保值增值,并为评估考核我校设备档案工作和实验室设备管理工作提供依据, 根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章,结合我校实际情况,特制定本工作规范。
第二条  凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的,具有保存利用价值的文字、图表、声像材料以及随机材料均属设备档案。
第三条  设备档案在坚持集中统一管理、确保设备档案完整、准确、系统、安全的前提下,为方便档案开发利用实行分级管理。
第四条  设备档案是学校设备管理工作的组成部分和重要环节,设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备档案的完整、准确、系统,是学校设备管理部门的职责之一。
第五条  归档范围
(一)归档的设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造、报废的全过程,与实物相一致并具有成套性,对我校当前的工作和今后的发展具有凭证作用和参考价值。
(二)作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,单价在10万元以上的,均须归档;单价在10万元以下的,如有需要可由设备使用部门建档,并上报资产管理处备案。
(三)归档范围包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面的材料。(具体范围见附件1)
(四)归档重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。
第六条  设备文件材料的立卷归档
(一)设备文件材料的立卷归档参照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。
(二)形成积累
1. 资产管理处是设备文件材料形成、立卷和归档的主管部门,负责有关设备管理的综合性文件材料、从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件的立卷归档。
2. 设备使用部门负责设备使用、维修、改造活动中所形成材料的积累、管理工作,在资产管理处和档案馆的指导下及时建档,确保设备文件材料的完整、系统、准确。
3. 重大设备的开箱验收必须有档案馆参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在“仪器设备档案归档保管使用卡”上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,档案馆有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。
(三)整理组卷
1. 设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
2. 根据设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间的有机联系和便于查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。
3. 将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成一卷或若干卷,排放在全部案卷之首;其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。
4. 设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。对于用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。引进设备中的专用文件夹可以保持原状。
(四)归档验收
1. 设备综合管理文件材料在次年六月底之前归档;仪器设备项目文件材料在设备验收完毕投入使用后两个月内、引进设备在索赔期满后两个月内归档。
2. 整理好的案卷经档案馆检查合格后,专(兼)职档案员编制移交目录(一式两份),连同案卷送交档案馆,清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,并各执一份存查。
第七条  设备档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的设备档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)已建档的设备,经批准调出学校或报废时,由设备使用部门填写调拨单或报废单,并上报资产管理处和档案馆,其档案经鉴定后确定归属,或随机调出,或销毁,或作资料保存。
附:
1.仪器设备类档案归档范围和保管期限表
2.设备档案归档保管使用卡
(附件尚未上传,请联系老师)

------分隔线----------------------------

版权所有:华南师范大学

地址:中国·广州市·石牌 邮政编码:510631