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华南师范大学财会类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:40点击: 收藏本文

第一条  为加强我校财会类档案(以下简称财会档案)工作的业务建设,不断提高财会档案的质量和科学管理水平,并为考核财会档案工作提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》以及《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章,结合我校情况,制定本规范。
第二条  学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料,均属财会档案。
第三条  财会档案实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
第四条  财会档案工作应实行“三纳入”、“四同步”,即:纳入财会部门有关工作的管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门有关人员的岗位责任制;在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要布置、检查、总结、验收财会档案工作。
第五条  归档范围
(一)归档的财会文件材料必须反映财务管理、会计活动的全过程,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。
(三)归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的不同载体的文件材料。
第六条  财会文件材料的立卷归档
(一)财会文件材料的立卷归档参照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。
(二)学校财会部门领导在制订财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会文件材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。由专(兼)职档案员督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。
(三)根据遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将应归档的会计核算材料收集齐全、完整,并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。
(四)按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
(五)各种记账凭证按时间顺序整理组卷,每卷不超过200页,厚度3cm为宜。
(六)案卷封面应逐项按规定填写清楚,确切反映卷内材料内容。会计凭证侧面填写内容包括:责任者、日期、凭证起始号、册号,要求打印或者用钢笔书写,字迹工整、清晰。
(七)对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案馆保管到结清债权、债务时为止。
(八)归档验收
1. 当年产生的会计文件材料,应于次年第一季度内整理组卷,由档案馆进行审查。
2. 当年的财会档案,在会计年度终了后由财会部门保管三年,期满后的次年六月底前,由专(兼)职档案员编制移交目录(一式两份),连同案卷向档案馆移交,经清点无误后,交接双方在移交目录上签字、盖章,并各执一份存查。
第七条  财会档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的财会档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)财会档案的利用需经财务处批准,凭财务处提供的检索号到档案馆查阅。
 
附件:财会类档案归档范围和保管期限表
(附件尚未上传,请联系老师)

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