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华南师范大学出版类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:41点击: 收藏本文

第一条  为了提高我校出版类档案(以下简称出版档案)工作质量和管理水平,充分发挥其作用,有效地为学校和社会服务。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《出版社书稿档案工作规定》、《高等学校管理办法》等法律、法规、规章,结合我校实际情况,制定本规范。
第二条  学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属出版档案。
第三条  出版档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、系统、准确和安全,方便开发利用。
第四条  出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入出版编辑单位负责人和责任编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。
第五条  学报编辑部、出版刊物的单位要有一位负责人分管出版档案工作,并确定适当的兼职档案员,认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第六条  归档范围
(一)归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,符合其成套性特点,对学校和社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。
(二)归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容(具体范围见附件1)。
(三)归档的重点是出版活动各个阶段所形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。
第七条  出版文件材料的立卷归档
(一)出版文件材料的立卷归档参照《华南师范大学文件材料立卷归档工作规范》执行。其中,音像类出版物的立卷归档按照《华南师范大学声像载体类档案工作规范》执行。
(二)形成积累
1. 出版物出版前,责任编辑应注意应归档材料的积累和保管,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确,及时进行补救。
2. 出版物出版后,责任编辑必须将应归档材料加以整理,交由兼职档案员集中保管,按时向档案馆移交。
(三)整理组卷
1. 出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷,期刊、报纸可视情况几期组成一卷。注意分清年度,不可混年立卷。
2. 跨年的出版档案放在出版物的出版年度立卷。
3. 样书、期刊不编写页号,其页号以样书、期刊原有页号为准。
4. 案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。
(四)归档验收
1. 书刊出版后一个月内,责任编辑应向兼职档案员归档。
2. 兼职档案员应在次年6月底前,将上年度的出版管理文件、出版物集中向档案馆移交,编制移交目录(一式两份),经清点无误后,双方在移交目录上签字盖章,各执一份。
3. 出版物版权转移到校外出版社时,档案一般可随同转移,或者将有关材料退还给作者。
第七条  出版档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收到的各类出版档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(二)音像类出版物应编入声像档案。
(三)出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是专家审稿意见,应严格划清界限,规定不同要求,利用时经过档案馆负责人或出版、编辑部门负责人批准。
 
附:
1. 出版类档案归档范围和保管期限表
2. 出版类档案二级类目代号(CB)
(附件尚未上传,请联系老师)

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