当前位置: 首页 » 法规制度 »

华南师范大学声像载体类档案工作规范

时间:2014-10-14 16:41点击: 收藏本文
第一章    总则
第一条  为了提高我校声像载体类档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平,有效地为学校工作服务,充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用,并为考核声像档案工作提供依据,依据《中华人民共和国档案法》、《关于印发<新闻单位宣传报道档案管理暂行办法>的通知》(有关声像档案部分)及《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章,结合我校实际情况,特制定本规范。
第二条  凡反映我校教学、科研、管理活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
第三条  声像档案的主体是声像载体材料,声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。
第四条  声像档案必须实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用。
第五条  声像档案工作必须纳入我校党政、教学、科研、外事等有关部门的工作计划、管理制度、岗位职责中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理,即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
第六条  要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变,并逐步采用计算机管理手段,大力开发声像档案信息资源,为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。
 
第二章  声像档案归档范围的确定
 第七条  确定原则
(一)归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
(二)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。
(三)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。
第八条  归档的主要内容和重点
(一)归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面,具体参见其他门类档案的归档范围。
(二)归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。
第九条  不归档的文件材料
(一)不能反映本校工作、活动的声像材料;
(二)音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料;
(三)重份声像材料。
 
第三章  声像档案的立卷和归档
     第十条  形成积累
(一)宣统部门和其他声像材料形成部门均为立卷单位,分工归口立卷。
(二)立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员要按分工认真做好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。
(三)各单位兼职档案员对收集到的声像载体材料按规定程序进行系统整理后向学校档案馆移交。
(四)教育信息与技术学院设立声像档案分室,由专(兼)职人员负责电化教学类声像档案的立卷、归档、管理和利用工作,并将编制的声像档案目录送学校档案馆存查。
第十一条  整理组卷
(一)立卷原则
1. 归档的声像文件材料必须是原版、原件。
2. 根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。
3. 对单件声像载体材料,要附以文字说明;对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法;对同一内容、多载体合成的,应注明参见号,既保持声像载体材料的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像载体材料具有独立的使用性。
(二)立卷分类
1. 按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。
2. 纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。
3. 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、硬盘等。
(三)立卷分工
1. 综合管理材料由各立卷部门归档。
2. 制作项目文件材料和声像制品,由制作项目单位或个人立卷归档。
3. 两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档。
4. 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料,由学校主办该项活动的部门负责收集或委托征集、立卷归档。
5. 凡属个人行为摄录的反映学校各项活动的、有历史参考价值的声像载体材料,可自愿捐赠给学校档案馆,具有特殊保存价值的,学校应予以奖励。
(四)归档材料的整理
1. 根据遵循声像载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。
2. 凡需要归档的声像档案材料,都应该做到载体质量优良,不用劣质、残破、性能低下的载体原材料;要求效果清晰,并能反映事件主要内容和真实面貌;对有局部划伤、断裂的,应及时修补;粘连、生霉、发潮的,要及时采取相应技术手段进行处理,以确保归档材料符合质量要求。
3. 照片及底片要有文字说明,包括内容、时间、地点、人物和制作者。其他载体形式的材料要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。
4. 声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,互记参见号,声像制作的文字材料整理要求按照学校档案馆相关规定执行。
5. 声像载体档案保管期限与相应文字材料的保管期限一致,密级划分按纸质文件密级划分的有关规定执行。
第十二条  归档验收
(一)综合管理材料归档时间一般为次年六月底之前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。
(二)学校档案馆检查合格后办理移交手续,立卷单位编制移交目录(一式两份),双方签章,各执一份备查。
 
第四章  声像档案的管理和利用
     第十三条  学校档案馆应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点,采用专用的设备和必要的保护措施进行科学的管理。
(一)声像档案使用符合规范的专门的盒、册、封套装载,专柜保管。
(二)库房温湿度应控制在最适合的范围内,并做到防尘、防潮、防霉、防磁、防光、防火、防鼠、防蛀等。
(三)定期检查声像档案的保管状态,及时进行必要的修补、复制、除尘;声像档案在保管一定时间后,应及时转录和复制。
第十四条  学校档案馆负责对接收到的各类声像档案进行分类编号、编制检索工具、统计、提供利用以及鉴定和销毁,具体按照档案馆有关规定执行。
(一)声像档案原件只限在馆内查阅,档案馆可提供复印、复录、翻拍、扫描等多种服务,以满足利用者的不同需求。
(二)母带(片)一般不借出,特殊情况需按规定由主管领导审批。
(三)对已经入库的声像档案,任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。
(四)声像档案的销毁应按不同载体声像材料的性能,采用不同的销毁方式,如洗掉、去磁等。
 
附:
1. 声像载体档案归档范围和保管期限表
 2. 声像档案类目代码(SX)
(附件尚未上传,请联系老师)

------分隔线----------------------------

版权所有:华南师范大学

地址:中国·广州市·石牌 邮政编码:510631